Robotik Leasing vs Kauf: TCO über 36 Monate

Robotik Leasing vs Kauf: die operative Ausgangsfrage

Ein QR-2 im Kauf kostet zwischen 95.000 und 140.000 Euro pro Einheit, inklusive Sensorik und Dockingstation. Der Preiskorridor entsteht durch Sensorkonfiguration (Thermal-Modul, LiDAR-Auflösung) und Anzahl der Dockingpunkte. Wer eine zweite Einheit beschafft, landet ohne Volumenrabatt bei 220.000 bis 270.000 Euro Investitionsvolumen.

Im RaaS-Modell entfällt die Aktivierung in der Bilanz. Der monatliche OpEx-Posten liegt bei 3.500 Euro für eine QR-2-Einheit inklusive Wartung, Software-Updates und Versicherung. Damit verschiebt sich die Entscheidung von einer reinen Beschaffungsfrage zu einer Frage der Bilanzstruktur.

Die Entscheidung berührt drei Ebenen. Erstens die Bilanz: CapEx mit Abschreibung über mehrere Jahre versus OpEx als laufender Aufwand. Zweitens die Wartungslast: eigene Mannschaft mit Norm-Kenntnis versus ausgelagerter Servicevertrag. Drittens die Sensor-Obsoleszenz innerhalb von 36 Monaten, die im Kauf voll beim Betreiber liegt.

Werkleiter unterschätzen typischerweise die Folgekosten. Software-Updates, Sensor-Recalibration alle sechs Monate und Cybersecurity-Patches summieren sich auf 15.000 bis 22.000 Euro pro Jahr und Einheit. Diese Posten fehlen in nahezu jeder ersten TCO-Kalkulation, die uns aus Werkleiter-Hand erreicht.

Kauf bindet Kapital, das in Perimeter-Hardening, Zugangskontrolle oder KRITIS-Compliance produktiver eingesetzt würde. Für ein Werk mit 800.000 Euro Sicherheitsbudget bedeutet ein QR-2-Kauf 15 Prozent Bindung in einer einzigen Hardware-Position.

Nächster Schritt: RaaS-Modell im Detail prüfen.

Total Cost of Ownership über 36 Monate

Die Zahlen für den Kauf eines QR-2 sind nachvollziehbar. Anschaffung 120.000 Euro im mittleren Konfigurationsband. Wartung 18.000 Euro pro Jahr bei Vertrag mit qualifiziertem Servicepartner. Versicherung gegen Diebstahl, Vandalismus und Haftpflicht 8.000 Euro pro Jahr. Dazu kommen Schulungskosten für zwei Bedienkräfte einmalig 6.000 Euro.

TCO Kauf über 36 Monate: 120.000 plus 3 × 18.000 plus 3 × 8.000 plus 6.000, also rund 198.000 Euro. Eine Restwertabschreibung ist hier noch nicht berücksichtigt. Bei einem Wiederverkaufswert von 25 bis 30 Prozent nach drei Jahren bleibt eine effektive Belastung von etwa 162.000 bis 168.000 Euro.

TCO Leasing QR-2: 36 × 3.500 Euro = 126.000 Euro. Darin enthalten sind Wartung, Updates, Versicherung und Austausch bei Defekt. Keine Schulungspflicht für Servicepersonal, da der Betrieb durch Quarero erfolgt.

Differenz: rund 72.000 Euro zugunsten Leasing, bei gleichzeitig vollständiger Verlagerung des Ausfallrisikos auf den Anbieter. Wer die Restwertabschreibung berücksichtigt, landet bei 36.000 bis 42.000 Euro Differenz. Auch dann ist RaaS wirtschaftlich überlegen.

Zum Vergleich der klassische Wachschutz: 15.000 bis 25.000 Euro pro Monat für einen 24/7-Posten, je nach Tarifregion und Qualifikation. Der BDSW veröffentlicht jährlich Stundenverrechnungssätze und Personalkennzahlen der Sicherheitsbranche. Ein Posten über 36 Monate kostet zwischen 540.000 und 900.000 Euro, also das Vier- bis Siebenfache eines RaaS-Roboters.

Den vollständigen TCO-Vergleich zu klassischem Wachschutz haben wir separat dokumentiert.

Bilanzwirkung und steuerliche Einordnung

Beim Kauf erfolgt die Aktivierung als Anlagevermögen. Die Abschreibung läuft nach AfA-Tabelle für Sicherheitstechnik über sechs bis acht Jahre, je nach Klassifizierung durch den Wirtschaftsprüfer. Bei 120.000 Euro Anschaffung bedeutet das 15.000 bis 20.000 Euro jährliche AfA, was die Steuerlast über die Laufzeit moderat reduziert.

Leasing nach IFRS 16 verlangt die Bilanzierung eines Right-of-Use-Asset bei Verträgen über zwölf Monate Laufzeit. Im HGB-Einzelabschluss bleibt die Leasingrate Aufwand. Diese Asymmetrie ist für Konzerne mit IFRS-Konsolidierung relevant und führt regelmäßig zu Missverständnissen im ersten CFO-Gespräch.

Wichtiger Hinweis: RaaS-Verträge mit 24 Monaten Mindestlaufzeit werden bei Quarero als Servicevertrag strukturiert, nicht als Leasing. Der Betreiber erwirbt kein Nutzungsrecht an einer spezifischen Einheit, sondern eine Verfügbarkeitsleistung. Damit entfällt die IFRS-16-Aktivierung in der Regel. Die rechtliche Konstruktion ist hier entscheidend und unterscheidet sich substantiell von einem klassischen Operating-Lease.

CFOs sollten die Klassifizierung mit dem Wirtschaftsprüfer vor Vertragsunterzeichnung abstimmen. Wir liefern auf Anfrage ein Memo zur Vertragsstruktur, das die typische bilanzielle Einordnung darstellt. Ohne diese Abstimmung entsteht beim CFO eine falsche IFRS-16-Erwartung, die in der Bilanzpressekonferenz unangenehm wird.

Steuerlich ist die Servicepauschale voll abzugsfähiger Betriebsaufwand. Vorsteuerabzug ist bei betrieblicher Nutzung gegeben. Die Liquiditätswirkung ist linear über die Vertragslaufzeit, ohne Aktivierungssprung im ersten Monat.

Nächster Schritt: Preismodell der drei Stufen mit dem eigenen Wirtschaftsprüfer abstimmen.

Sensor-Obsoleszenz: das verborgene Risiko des Kaufs

Thermal-Sensoren der Generation 2022 erreichen 384×288 Pixel bei Detektionsdistanzen um 180 Meter. Aktuelle Module liegen bei 640×512 Pixel mit Distanzen über 300 Meter bei gleicher Wärmesignatur. Wer 2022 gekauft hat, arbeitet 2025 mit einem Drittel der heutigen Detektionsleistung.

LiDAR-Auflösung verdoppelt sich etwa alle 30 Monate, sichtbar im Sprung von QR-2 zu QR-3. Der QR-2 arbeitet mit 16-Kanal-LiDAR und 100 Meter Reichweite. Der QR-3 für KRITIS-Anwendungen nutzt 32-Kanal-LiDAR mit 200 Meter Reichweite und feinerer vertikaler Auflösung. Für Perimeterüberwachung in der Nacht ist dieser Sprung operativ relevant.

Beim Kauf trägt der Betreiber das volle Obsoleszenz-Risiko. Ein Hardware-Refresh kostet 40.000 bis 60.000 Euro pro Einheit, wenn Sensor-Modul und Compute-Plattform getauscht werden. Diese Kosten fallen nicht in der ersten TCO-Rechnung an, sondern im Jahr drei oder vier, wenn niemand mehr damit gerechnet hat.

Im RaaS-Modell tauscht Quarero die Einheit bei einem Generationssprung im Rahmen der Vertragsverlängerung. Der Betreiber erhält die jeweils aktuelle Hardware, ohne separate Investition. Die Obsoleszenz liegt vertraglich beim Anbieter.

Für KRITIS-Betreiber ist Obsoleszenz ein dokumentationspflichtiges Risiko im Schutzkonzept. Die NIS-2-Richtlinie verlangt von wesentlichen Einrichtungen lückenlose Dokumentation aller Cybersecurity-relevanten Komponenten. Veraltete Sensoren ohne Hersteller-Support sind ein dokumentierter Mangel im Auditbericht.

Details zur Hardware-Generation finden sich in der QR-2 Spezifikation.

Wartung, Updates und Verfügbarkeitsgarantie

Eigenwartung erfordert geschultes Personal mit Kenntnis der EN ISO 13482, die Sicherheitsanforderungen für persönliche Pflege- und Serviceroboter definiert und Referenznorm für Patrouillenroboter ist. Mindestens zwei Vollzeitstellen sind nötig, um 24/7-Verfügbarkeit abzudecken: einer für die Tagschicht plus Wochenend-Rufbereitschaft, einer für Backup und Urlaubsvertretung. Personalkosten dafür liegen bei 130.000 bis 160.000 Euro pro Jahr.

Software-Updates bei Sicherheitsrobotern erfolgen monatlich für Betriebssystem und Sicherheits-Patches. Patrouillen-Algorithmen werden vierteljährlich nachgeführt, wenn neue Verhaltensmuster oder Anomalie-Klassen integriert werden. Wer das selbst betreibt, braucht eine eigene Test- und Freigabe-Pipeline.

Quarero RaaS umfasst 99,2 Prozent Verfügbarkeit, Ersatzgerät innerhalb 48 Stunden bei Totalausfall, kein Selbstbehalt. Die Verfügbarkeit wird monatlich aus Telemetriedaten berechnet und im Service-Report ausgewiesen. Unterschreitung führt zu Gutschrift gemäß SLA.

Beim Kauf müssen SLAs separat verhandelt werden, typisch 12.000 bis 18.000 Euro pro Jahr und Einheit für vergleichbare Reaktionszeiten. Selbstbehalt liegt häufig bei 2.500 bis 5.000 Euro pro Vorfall. Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 regelt Inverkehrbringen und Konformitätsbewertung mobiler Robotik in der EU und macht den Hersteller für Konformität verantwortlich, nicht den Servicepartner. Das schränkt die freie Wahl des Servicepartners ein.

Cybersecurity-Updates fallen unter NIS-2 Meldepflicht und müssen lückenlos dokumentiert werden. Im RaaS-Modell liefert Quarero einen monatlichen Patch-Report, der direkt in die Audit-Dokumentation übernommen werden kann. Bei Eigenbetrieb muss diese Dokumentation intern aufgebaut und gepflegt werden.

Skalierung und Pilotphase

Lieferung neuer RaaS-Einheiten erfolgt innerhalb von 48 Stunden aus dem Quarero-Pool. Kauf benötigt acht bis zwölf Wochen Beschaffung, je nach Konfiguration und Sensor-Verfügbarkeit. Für einen Sicherheitsvorfall mit kurzfristigem Zusatzbedarf ist Kauf operativ ungeeignet.

Pilotbetrieb über drei Monate ist im RaaS-Modell sauber abbildbar. Bei Kauf ist das wegen der Abschreibungslogik unrealistisch: Wer für 120.000 Euro kauft und nach drei Monaten zurückbaut, hat 90 Prozent des Kaufpreises versenkt. Die meisten Werkleiter, die eine Pilotbeschaffung im Kauf erwägen, kalkulieren diesen Punkt nicht durch.

Saisonale Skalierung, etwa eine Zusatzeinheit für vier Monate während der Erntezeit oder im Logistik-Peak, ist nur im RaaS-Modell wirtschaftlich darstellbar. Quarero bietet Kurzläufer ab vier Monaten mit 15 Prozent Aufschlag auf die Monatsrate.

Standortwechsel oder Stilllegung: RaaS-Rückgabe gegen Restlaufzeit, üblicherweise mit Abschlag von 30 Prozent auf die verbleibenden Raten. Kauf bedeutet Wiederverkauf unter 30 Prozent des Anschaffungspreises, da der Sekundärmarkt für Patrouillenroboter dünn ist und Käufer fast ausschließlich Forschungseinrichtungen sind.

Multi-Site-Betreiber mit mehr als drei Standorten erreichen im RaaS einen Skaleneffekt durch zentrale Leitstelle. Wir betreiben Mandanten mit fünf bis zwölf Einheiten verteilt über mehrere Werke aus einer Quarero-Leitstelle. Die hybride Perimeterschutz-Kalkulation im Industriepark zeigt das Rechenmodell für solche Konstellationen.

Wann Kauf trotzdem die richtige Entscheidung ist

Forschungseinrichtungen mit Anforderung an Hardware-Modifikation und Code-Zugriff sind klassische Kauf-Kandidaten. Wer den Roboter als Plattform für eigene Algorithmen oder Sensor-Integration nutzt, braucht Eigentum und Root-Zugriff. RaaS-Verträge schließen diese Eingriffstiefe vertraglich aus.

Behördliche Beschaffung mit jährlichem Investitionsbudget und vorhandener Wartungsorganisation ist ein zweiter Fall. Wo Haushaltsrecht CapEx-Beschaffung vorschreibt und eine technische Werkstatt vorhanden ist, kann Kauf sinnvoll sein. Hier zählt nicht TCO, sondern die haushaltsrechtliche Struktur.

Sehr langfristiger Einsatz über sieben Jahre auf identischem Sensorprofil ohne KRITIS-Bezug rechtfertigt Kauf, wenn keine Obsoleszenz-Sensitivität besteht. Das trifft auf wenige Anwendungen zu, etwa Innenraum-Patrouille in klimatisierter Halle ohne Detektionsanforderung an neue Bedrohungsklassen.

Betreiber mit eigenem Robotik-Team von mindestens fünf Vollzeitstellen können Wartung und Updates intern abbilden. Unter dieser Schwelle ist Eigenbetrieb wirtschaftlich nicht darstellbar.

In allen anderen Fällen ist RaaS unter TCO-, Risiko- und Compliance-Aspekten überlegen. Die Datenlage aus unseren letzten 40 Ausschreibungen zeigt: 34 endeten in RaaS-Verträgen, sechs in Kauf, davon vier behördlich.

Entscheidungsmatrix für Werkleiter und CFO

Vier Kriterien strukturieren die Entscheidung. Bilanzpräferenz: CapEx oder OpEx, abhängig von Konzernvorgabe und Liquiditätslage. Vertragslaufzeit: planbarer Bedarf über mehr als fünf Jahre oder kürzer. Sensor-Generation: Anforderung an aktuelle Detektionsleistung oder ausreichend mit Stand 2022. Wartungskompetenz: eigenes Team vorhanden oder nicht.

Score 0 bis 3 pro Kriterium, wobei 3 jeweils klar in Richtung RaaS zeigt. Ab 8 Punkten klare RaaS-Empfehlung. Zwischen 5 und 7 Punkten ist die Entscheidung diskussionswürdig, unter 5 Punkten tendiert die Konstellation zum Kauf.

Beispiel Werk mit 200 Mitarbeitern, KRITIS-Bezug Logistik, ohne eigenes Robotik-Team, IFRS-Konzernkonsolidierung: 3 (OpEx-Präferenz) plus 2 (24-Monats-Horizont) plus 3 (aktuelle Sensorik nötig) plus 3 (keine Wartungskompetenz) = 11 Punkte. Klare RaaS-Empfehlung.

Vorlage und detaillierte TCO-Rechnung sind über das Quarero Sales-Team verfügbar. Wir liefern auf Anfrage eine Excel-Vorlage, in die eigene Werte eingetragen werden können. Die Vorlage enthält die AfA-Tabelle, SLA-Annahmen und Sensor-Generationskosten als Default-Werte.

Pilot über 90 Tage mit QR-1 oder QR-2 als Entscheidungsgrundlage empfohlen. Der Pilot deckt einen vollen Saisonzyklus inklusive Wetterwechsel ab und liefert belastbare Telemetriedaten für die finale Kalkulation.

Nach Pilot Konversion zu 24-Monats-Vertrag oder Rückgabe ohne Restkosten. Die Pilotrate wird bei Konversion zu 50 Prozent auf die ersten drei Monatsraten angerechnet. Bei Rückgabe entstehen keine Demontage- oder Transportkosten.

Für die konkrete Bewertung des eigenen Standorts empfehlen wir, eine Pilotanfrage stellen und die RaaS-Modell im Detail Beschreibung parallel mit der Finanzabteilung durchzugehen.