Robotik RFP Muster: Vorlage für belastbare Ausschreibungen

Ausschreibungen für Sicherheitsrobotik scheitern selten am Preis. Sie scheitern an unklaren Pflichtfeldern, fehlenden SLA-Definitionen und Bewertungsmatrizen, die Technik gegen Preis austauschbar machen. Dieser Beitrag liefert ein Robotik RFP Muster mit konkreten Formulierungen, die Sicherheitsleiter und Einkaufsleiter direkt in eigene Lastenhefte übernehmen können.

Robotik RFP Muster: Struktur einer belastbaren Ausschreibung

Eine Sicherheitsroboter Ausschreibung braucht sieben Pflichtfelder. Erstens: Einsatzszenario (Perimeterstreife, Innenraumpatrouille, Drohnendetektion). Zweitens: Geländetyp (befestigt, unbefestigt, gemischt). Drittens: Betriebszeiten (24/7, Nacht-only, Wochenende). Viertens: Schnittstellen zur Leitstelle (BMA, ZKA, Videomanagement). Fünftens: SLA-Erwartung (Reaktionszeit, Verfügbarkeit). Sechstens: Vertragslaufzeit. Siebtens: Pilotphase.

Trennen Sie technische Mussanforderungen von kommerziellen Kriterien. Technische Mussanforderungen sind binär: LiDAR-Reichweite mindestens 40 Meter, Thermal-Detektionsdistanz für Personen mindestens 80 Meter, IP-Schutzklasse IP65 oder höher. Kommerzielle Kriterien sind skalierbar: OpEx pro Monat, Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen, Pönalen.

Normative Grundlage benennen. EN ISO 13482 ist die normative Grundlage für die Sicherheit persönlicher Pflege- und Servicerobotik. Für autonome Systeme im Außenbereich greift zusätzlich die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 mit CE-Konformität und Risikobeurteilung. Beide Normen gehören in das Pflichtenheft Patrouillenroboter, nicht als Empfehlung, sondern als Ausschlusskriterium.

Die Bewertungsmatrix folgt vier Gewichten. 40 Prozent Technik (Sensorik, Detektionsleistung, Schnittstellen). 25 Prozent Recht und Compliance (KRITIS, NIS-2, DSGVO, CE). 20 Prozent SLA (Reaktionszeit, Verfügbarkeit, Eskalation). 15 Prozent Preis. Wer Preis über 20 Prozent gewichtet, kauft am Ende personenbasiert nach.

Pilotphase zwischen 30 und 90 Tagen vor Vollvertrag. Ohne Pilot kein Vollvertrag, das gehört als Klausel in das RFP-Anschreiben. Nächster Schritt: TCO-Vergleich Wachschutz für die Begründung der Robotik-Variante gegenüber dem Aufsichtsrat.

Technische Antwortbausteine für QR-1, QR-2 und QR-3

Ein RaaS Lastenheft braucht modellgenaue Antworten. Für QR-1 lautet die Standardantwort: RGB-Kamera mit 4K-Auflösung, Audiosensorik mit Glasbruch- und Schussdetektion, Einsatzgebiet Innenbereich und leichter Außenbereich (überdachte Bereiche, Lagerhallen, Parkdecks). Monatliche Rate 3.200 Euro inklusive Wartung.

Für QR-2 gilt: 24/7-Außenbetrieb, Wärmebildkamera mit Personendetektion bis 80 Meter, IP65-Schutz, autonome Navigation auf befestigten und teilbefestigten Wegen. Monatliche Rate 3.500 Euro. Details zu Sensorik und Einsatzprofil im Datenblatt QR-2 für 24/7-Außenbetrieb.

Für QR-3 kommen LiDAR mit 360-Grad-Erfassung, Drohnendetektion über RF-Sensorik und akustische Klassifikation sowie KRITIS-Tauglichkeit nach BSI-IT-Grundschutz dazu. Monatliche Rate 3.800 Euro. Spezifikationen unter QR-3 mit Drohnendetektion.

Schnittstellen sind nicht verhandelbar. Anbindung an bestehende Leitstellen erfolgt über offene Protokolle (ONVIF Profile S/T, MQTT, REST-API mit OAuth2). Kein proprietärer Lock-in. Wer in der RFP-Antwort proprietäre Cloud-Anbindung ohne lokale Bridge anbietet, fliegt aus der Shortlist.

Stromversorgung über autonome Ladestation, induktiv oder kontaktbasiert. Verfügbarkeit über 98 Prozent im Jahresmittel inklusive Ladezeiten. Wartungsfenster wird im SLA fixiert, nicht im Betrieb entschieden.

Rechtliche und regulatorische Antworten

Eine KRITIS Ausschreibung Robotik prüft fünf Compliance-Bereiche. Das KRITIS-Dachgesetz verpflichtet Betreiber zu baulich-technischer Resilienz und Vorfallmeldung. Die RFP-Antwort muss Paragraf 9 Entwurfsfassung adressieren: dokumentierte Resilienznachweise, Redundanz der Patrouillenfunktion, Schutz gegen physische Sabotage des Roboters selbst.

NIS-2-Konformität betrifft die IT-Seite. Die NIS-2-Richtlinie definiert Meldepflichten innerhalb 24 Stunden für signifikante Sicherheitsvorfälle. Antwortbaustein: Netzwerksegmentierung des Roboters in eigenem VLAN, vollständiges Logging aller Sensorereignisse und Bedienhandlungen für mindestens 12 Monate, automatisierte Vorfallmeldung an das interne SOC innerhalb 24 Stunden. Details unter NIS-2-Anforderungen.

DSGVO-Konformität ist Privacy-by-Design. Lokale Verarbeitung der Bilddaten auf dem Roboter, keine Übertragung in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss, Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3) und at Rest (AES-256). Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung liegen vor Vertragsschluss vor.

Maschinenverordnung 2023/1230: CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärung, Risikobeurteilung nach EN ISO 12100, technische Dokumentation für mindestens 10 Jahre archiviert. BSI-IT-Grundschutz-Bezug für sicherheitskritische Komponenten, insbesondere Bausteine APP.4.4 (Kubernetes), NET.1.1 (Netzarchitektur), SYS.4.5 (Wechseldatenträger).

Checkliste mit Prüfpunkten zur Vorbereitung: KRITIS-Dachgesetz-Checkliste.

SLA-Antworten: Reaktionszeit, Verfügbarkeit, Eskalation

SLA-Klauseln entscheiden über die Betriebsqualität. Reaktionszeit auf Alarm unter 8 Sekunden vom Sensorereignis bis zur Leitstellenmeldung. Gemessen über automatische Telemetrie, nicht über Stichproben. Pönale bei Überschreitung: 500 Euro pro Stunde, in der die Reaktionszeit über 8 Sekunden liegt.

Verfügbarkeit der Patrouillenfunktion mindestens 98 Prozent monatlich. Bei Unterschreitung Staffelpönale: 98 bis 95 Prozent ein Monatsentgelt minus 10 Prozent, 95 bis 90 Prozent minus 25 Prozent, unter 90 Prozent außerordentliches Kündigungsrecht. Ungeplante Ausfälle durch Hardwareschaden zählen in die Verfügbarkeit, geplante Wartungsfenster nicht.

Vor-Ort-Service innerhalb 48 Stunden bei Hardwareausfall in DACH. Ersatzgerät vor Ort innerhalb 72 Stunden, identische Konfiguration und Firmware-Stand. Ohne Ersatzgeräteklausel ist eine Sicherheitsroboter Ausschreibung nicht abnahmefähig.

Firmware-Updates ohne Betriebsunterbrechung. Wartungsfenster außerhalb sensibler Schichten, definiert über das Schichtmodell des Betreibers, nicht über Standardfenster des Anbieters. Updates auf sicherheitskritische CVEs (CVSS über 7,0) binnen 14 Tagen, dokumentiert im monatlichen Sicherheitsbericht.

Eskalationspfad in drei Stufen. Level 1: Leitstelle übernimmt Alarmverifikation und Erstreaktion. Level 2: Quarero Operations bei technischen Störungen, Reaktionszeit 30 Minuten 24/7. Level 3: technischer Lead bei sicherheitskritischen Vorfällen, Reaktionszeit 60 Minuten. Eskalation an Geschäftsleitung beider Seiten innerhalb 4 Stunden bei Vorfällen mit KRITIS-Relevanz.

Kommerzielle Antworten: RaaS statt CapEx

Das kommerzielle Modell folgt der OpEx-Logik. Monatliche Rate zwischen 3.200 und 3.800 Euro je nach Modell. Keine Anschaffung, keine Abschreibung, keine Reinvestition nach 5 Jahren. Bilanziell als sonstiger betrieblicher Aufwand, nicht als Anlagevermögen.

Vertragslaufzeit 24 Monate, Verlängerung in 12-Monats-Schritten. Außerordentliche Kündigung bei SLA-Verfehlung unter 90 Prozent Verfügbarkeit oder bei Aufgabe des Standortes. Ordentliche Kündigung mit 3 Monaten Frist zum Laufzeitende.

Vergleich zum personenbasierten 24/7-Posten: 15.000 bis 25.000 Euro monatlich je nach Tarifgebiet und Qualifikation. Der BDSW dokumentiert Tariflöhne und Vollkosten im personenbasierten Wachschutz. Der Roboter ersetzt den Posten nicht vollständig, er entlastet ihn. Realistisch: ein QR-2 plus reduzierte Personalpräsenz statt zweier Vollposten.

Lieferzeit 48 Stunden ab Vertragsunterzeichnung für die Pilotphase. Kein Long-Lead-Time-Risiko wie bei kapitalbindenden Systemen mit 6 bis 12 Monaten Lieferzeit. Das ist für KRITIS-Betreiber relevant, die kurzfristig auf eine BSI-Anordnung oder eine neue Bedrohungslage reagieren müssen.

Inkludierte Leistungen ohne Aufpreis: Hardware, Wartung, Firmware-Updates, Schulung des Leitstellenpersonals (8 Stunden initial, 4 Stunden jährlich), Haftpflichtversicherung bis 5 Millionen Euro, Cyberhaftpflicht bis 2 Millionen Euro. Mehr unter Robotics-as-a-Service.

Referenzen, Sicherheitskonzept und Pilotphase

Referenzen sind nicht optional. Anforderung an den Anbieter: mindestens drei dokumentierte Referenzen aus vergleichbaren Sektoren (Energie, Logistik, Krankenhaus, Industriechemie). Referenz heißt: Standortname auf Anfrage, Einsatzdauer in Monaten, eingesetztes Modell, dokumentierte Vorfälle. Marketing-Logos ohne Detailangabe zählen nicht.

Sicherheitskonzept nach BSI-Methodik liegt der RFP-Antwort bei. Inhalt: Bedrohungsanalyse für den konkreten Standort (nicht generisch), Maßnahmenkatalog technisch und organisatorisch, Restrisikobetrachtung, Notfallplan bei Roboterausfall. Ohne standortspezifisches Konzept ist die Antwort unvollständig.

Pilotphase mit definierten KPIs. Detektionsrate bei standardisierten Testszenarien (Personenintrusion bei Tag und Nacht, Fahrzeugintrusion, Drohnenanflug bei QR-3) mindestens 95 Prozent. Fehlalarmquote unter 2 Prozent pro Patrouillenkilometer. Patrouillenkilometer pro Schicht mindestens 12, dokumentiert über Telemetrie.

Abbruchkriterien für die Pilotphase schriftlich fixieren. Unterschreitung der Detektionsrate um mehr als 10 Prozentpunkte über zwei aufeinanderfolgende Wochen, Fehlalarmquote über 5 Prozent, drei oder mehr Hardwareausfälle. Bei Erreichen eines Abbruchkriteriums Rückabwicklung ohne Pönale für den Betreiber. Keine mündlichen Zusagen, alles in der Pilotvereinbarung.

Übergabe-Workshop mit Werkleiter, Sicherheitsleiter und Betriebsrat. Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ist bei Einsatz technischer Überwachungseinrichtungen verpflichtend. Wer den Betriebsrat erst nach Vertragsschluss informiert, riskiert Unterlassungsverfügung und Imageschaden.

Bewertungsmatrix und Vergabeentscheidung

Die Bewertungsmatrix ist Teil des RFP, nicht ein internes Dokument. Punktevergabe je Kriterium auf einer Skala von 0 bis 10, multipliziert mit der Gewichtung. Transparente Dokumentation der Gewichtung im RFP-Anschreiben.

Konkrete Verteilung. Technik 40 Prozent: Sensorik (15), Detektionsleistung (15), Schnittstellen (10). Recht und Compliance 25 Prozent: KRITIS-Nachweis (10), NIS-2 (8), DSGVO (7). SLA 20 Prozent: Reaktionszeit (8), Verfügbarkeit (7), Eskalation (5). Preis 15 Prozent: Monatsrate (10), Pönalen (5). Summe 100.

Ausschlusskriterien sind binär und nicht kompensierbar. Fehlende CE-Konformität: Ausschluss. Keine DSGVO-Konformitätserklärung: Ausschluss. Keine zugesicherte 24-Stunden-Vorfallmeldung nach NIS-2: Ausschluss. Keine Referenzen aus dem geforderten Sektor: Ausschluss. Diese vier Punkte gehören in das RFP-Anschreiben, nicht in die Bewertungsmatrix.

Mindestpunktzahl je Kategorie verhindert Kompensation zwischen Preis und Technik. Beispiel: ein Anbieter darf bei Technik nicht unter 60 Prozent der Maximalpunkte fallen, auch wenn er beim Preis 100 Prozent erreicht. Sonst kauft die Beschaffung am Ende den günstigsten Anbieter, der technisch nicht liefert.

Zweistufige Vergabe ist Standard. Stufe 1: Shortlist nach Aktenlage, maximal drei Anbieter. Stufe 2: Endauswahl nach Vor-Ort-Demonstration mit standardisiertem Testszenario (gleicher Standort, gleiche Tageszeit, gleiche Szenarien für alle Anbieter). Demonstrationsprotokoll wird von beiden Seiten gegengezeichnet.

Dokumentationspflicht der Vergabeentscheidung für interne Revision und Aufsichtsrat. Inhalt: Punktevergabe je Kriterium und Anbieter, Begründung bei Abweichungen vom rechnerischen Sieger, Protokoll der Vor-Ort-Demonstration, Nachweis der Mitbestimmungsbeteiligung. Bei KRITIS-Betreibern zusätzlich Vermerk zur Resilienzbewertung nach Paragraf 9 KRITIS-Dachgesetz.

Wer dieses RFP Muster in das eigene Vergabeverfahren übernimmt, hat eine belastbare Grundlage für RFP Antworten Sicherheitstechnik. Für eine konkrete Pilotvereinbarung mit definierten KPIs und Abbruchkriterien: Pilotanfrage stellen.