Robotik Pilotvertrag: 30 Tage richtig strukturieren

Ein Robotik Pilotvertrag entscheidet, ob Sicherheitsrobotik in einem Industriebetrieb belastbare Zahlen liefert oder als teurer Showcase endet. Die 30-Tage-Pilotphase ist kein Verkaufsritual. Sie ist eine operative Messstrecke mit definierten KPIs, Eskalationspfaden und Exit-Klauseln. Dieser Text beschreibt, wie ein solcher Vertrag aufgebaut wird, welche Klauseln verhandelt gehören und welche rechtlichen Pflichten Werkleitung und Beschaffung erfüllen müssen.

Robotik Pilotvertrag: Warum 30 Tage die richtige Laufzeit sind

30 Tage decken zwei vollständige Schichtzyklen und mindestens vier Wochenendrotationen ab. Das ist die Mindestmenge an Datenpunkten, um Falschalarmquoten statistisch zu bewerten. Pilotphasen von 7 oder 14 Tagen liefern Anekdoten, keine Statistiken. Eine einzige stürmische Nacht kann die Sensorbilanz verzerren.

Pilotphasen über 60 Tage binden Budget ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinn. Nach Tag 30 wiederholen sich die operativen Muster. Wer länger pilotiert, schiebt die Entscheidung auf, statt sie zu treffen.

Quarero liefert den Sicherheitsroboter innerhalb von 48 Stunden nach Vertragsunterzeichnung. Der Pilot startet in der laufenden Kalenderwoche. Die Pilotgebühr beträgt pauschal €3.500 für den QR-2, ohne Kaution, ohne Setup-Pauschale und ohne nachgelagerte Kosten für Site-Mapping (siehe Preisübersicht).

Nach 30 Tagen steht eine binäre Entscheidung an: Übergang in den Regelbetrieb über 24 Monate im Robotics-as-a-Service Modell, oder Rückgabe ohne Folgekosten. Keine automatische Verlängerung, keine Kündigungsstrafe.

Scope-Definition: Was im Pilotvertrag stehen muss

Die häufigste Ursache für gescheiterte Piloten ist ein unscharfer Scope. Patrouillenrouten gehören als georeferenzierte Polygone in den Vertragsanhang, nicht als textliche Beschreibung. Ein Satz wie "Bestreifung des Westgeländes" ist nicht justiziabel. Ein KML-File mit Wegpunkten ist es.

Schichtfenster werden pro Wochentag definiert, inklusive Übergabezeitpunkten an den menschlichen Wachdienst. Wenn der Roboter um 22:00 Uhr die Streife übernimmt und um 06:00 Uhr abgibt, steht das genau so im Vertrag. Lücken zwischen Robotik- und Personalpräsenz sind Haftungsfallen.

Die Eskalationskette wird mit Namen, Telefonnummern und maximalen Reaktionszeiten hinterlegt. Erste Eskalationsstufe: Leitstelle. Zweite: diensthabender Schichtleiter. Dritte: Werkschutzleitung. Jede Stufe mit definierter Annahmezeit in Sekunden, nicht in Minuten.

Das Sensorprofil hängt vom Einsatzort ab. QR-1 für Innenbereiche und Logistikhallen. QR-2 für 24/7-Außenperimeter mit Wärmebild und Lidar. QR-3 mit Drohnendetektion bei erhöhtem Luftrisiko, etwa in der Nähe von Forschungseinrichtungen oder Hochsicherheitslagern.

Datenhoheit ist Vertragspunkt, nicht Verhandlungsoption. Aufzeichnungen verbleiben auf der Kundeninfrastruktur. Löschfristen folgen DSGVO Art. 17, in der Regel 72 Stunden für nicht eskalierte Videodaten, 30 Tage für Vorfallsaufzeichnungen.

KPIs: Messbare Erfolgskriterien für den Robotik Pilotvertrag

Ein Pilot ohne KPIs ist eine Demo. Fünf Kennzahlen gehören in jeden Vertrag.

Patrouillenabdeckung: mindestens 95 Prozent der geplanten Routenkilometer pro Schicht. Gemessen per GPS-Log, ausgewiesen im täglichen Report. Abweichungen werden begründet (Wetter, Hindernis, Wartung).

Falschalarmquote: unter 3 Prozent aller ausgelösten Ereignisse, dokumentiert pro Sensor. Wärmebild, Lidar und akustische Detektion werden getrennt bewertet. Eine aggregierte Quote verschleiert, welcher Sensor justiert werden muss.

Verfügbarkeit: 98 Prozent Betriebszeit über 30 Tage (Grundlage: vertragliche SLA-Definition im Anhang). Geplante Wartungsfenster zählen nicht in die Ausfallzeit, ungeplante schon. Protokollierung minutengenau.

Detektionsleistung: nachweisbare Personenerkennung bei Testintrusion innerhalb von 8 Sekunden. Der Pilot enthält mindestens drei angekündigte und drei unangekündigte Testintrusionen, durchgeführt durch geschultes Personal des Betreibers.

Eskalationszeit: vom Sensorereignis bis zur Leitstellenmeldung unter 12 Sekunden. Diese Kennzahl entscheidet, ob die Robotik im Gefahrenfall greift. Alles über 20 Sekunden ist operativ wertlos.

Exit-Klauseln und Risikoverteilung

Die Kündigung zum Tag 30 erfolgt ohne Begründung, schriftlich, ohne Konventionalstrafe. Dieser Punkt ist verhandlungsfrei. Wer eine Pilotphase mit Strafzahlung bei Nichtübernahme anbietet, verkauft keinen Pilot, sondern einen verkappten Hauptvertrag.

Frühzeitige Beendigung ist möglich, wenn KPIs um mehr als 20 Prozent verfehlt werden. Die Gebühr wird anteilig berechnet, gerechnet auf die effektiv genutzten Tage. Dokumentation der Verfehlung erfolgt über die täglichen KPI-Reports.

Haftung für Sachschäden durch den Roboter wird über die Quarero-Betriebshaftpflicht abgedeckt, Deckungssumme 5 Millionen Euro (Policenachweis im Vertragsanhang). Schäden an Roboterhardware durch grobe Fahrlässigkeit des Betreibers (etwa Gabelstaplerkontakt) sind separat geregelt. Die Police liegt dem Pilotvertrag bei.

Datenschutzvorfälle unterliegen gemeinsamer Meldepflicht binnen 72 Stunden gemäß DSGVO Art. 33. Quarero und Betreiber benennen je einen verantwortlichen Ansprechpartner. Die Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter werden in einem AVV nach DSGVO Art. 28 fixiert.

Rückgabe-Logistik bei Nichtübernahme erfolgt durch Quarero. Keine Demontagekosten, keine Transportgebühren, keine Reinigungspauschale beim Betreiber.

Pilotphase Woche für Woche: Operativer Ablauf

Woche 1 ist Setup-Woche. Site-Mapping mit GPS-Referenzierung, Routen-Kalibrierung, Anbindung an die bestehende Leitstelle. Das Protokoll ist in der Regel ONVIF oder ein kundenspezifisches API. Erste Testintrusionen am Ende der Woche 1, dokumentiert mit Zeitstempel und Sensorreaktion.

Woche 2 ist Vollbetrieb. 24/7-Patrouille nach Plan, tägliche KPI-Dashboards, Feinjustierung der Sensorprofile basierend auf den ersten Realdaten. Erfahrungsgemäß werden Schwellwerte für Wärmebild und Bewegungsdetektion in dieser Woche zwei- bis dreimal angepasst.

Woche 3 fokussiert Stresstests. Wochenend- und Feiertagsbetrieb, absichtliche Mehrfachauslösung durch parallele Testintrusionen, Belastungstest der Eskalationskette. Priorisiert die Leitstelle drei gleichzeitige Ereignisse nicht sauber, wird das Eskalationsprotokoll überarbeitet.

Woche 4 ist Übergabewoche. Erstellung des Übergabeprotokolls mit aggregiertem KPI-Report, Vorbereitung des Entscheidungsmeetings mit Werkleitung und Betriebsrat. Der KPI-Report enthält alle Rohdaten in CSV-Form, nicht nur die Aggregate.

Tag 30: Vertragsentscheidung dokumentiert. Bei Übernahme läuft der Übergang ohne Betriebsunterbrechung. Der Roboter bleibt vor Ort, die Pilotgebühr wird auf den ersten Regelmonat angerechnet.

Kostenstruktur: Pilot, Regelbetrieb und TCO-Vergleich

Die Pilot-Pauschale für 30 Tage liegt bei €3.200 für QR-1, €3.500 für QR-2 und €3.800 für QR-3. Keine versteckten Posten, keine Pauschale für Site-Mapping, keine Transportgebühr. Das ist Teil des Drei-Stufen-Preismodells.

Bei Übernahme greift ein 24-Monats-RaaS-Vertrag mit identischem Monatspreis. Der Pilotmonat wird angerechnet, der Betreiber zahlt also faktisch 23 Monate für 24 Monate Service.

Zum Vergleich: ein klassischer 24/7-Wachposten kostet €15.000 bis €25.000 monatlich, abhängig von Tarifzone und Qualifikationsstufe (BDSW Zahlen, Daten, Fakten). Die Bandbreite ist in den Tarifdaten und Personalkostenstrukturen des BDSW dokumentiert. Ein vollbesetzter Posten in Bayern oder Baden-Württemberg liegt eher am oberen Ende, bedingt durch Manteltarifvertrag und Zuschläge.

Das übliche Einsatzmodell ist hybrid. Ein menschlicher Posten plus QR-2 ersetzt zwei vollbesetzte Schichten. Die Robotik übernimmt repetitive Bestreifung. Der Mensch bleibt für §34a-pflichtige Tätigkeiten und Eskalationen zuständig. Ein detaillierter TCO-Vergleich Wachschutz zeigt die Rechnung für unterschiedliche Geländegrößen.

Buchhalterisch: kein CapEx, keine Abschreibungsplanung. RaaS läuft als OpEx über die Sicherheitskostenstelle. Das vereinfacht die Budgetfreigabe und macht Vergleiche mit konventionellem Wachschutz direkt möglich.

Rechtlicher Rahmen: Was Beschaffung und Werksrat prüfen müssen

Autonome Sicherheitsroboter im Außeneinsatz fallen unter die EU-Maschinenverordnung 2023/1230. Sie ersetzt ab Januar 2027 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG vollständig (EU-Maschinenverordnung 2023/1230, Art. 53). Die Verordnung regelt CE-Konformität, Risikobeurteilung und Konformitätsbewertungsverfahren für autonome Systeme. Die CE-Erklärung jedes eingesetzten Roboters gehört in den Vertragsanhang.

Als Referenznorm dient EN ISO 13482, die Sicherheitsanforderungen für persönliche Assistenzroboter und mobile Servicerobotik festlegt. Die Norm ist nicht harmonisiert für alle Robotikklassen, wird aber von Versicherern und TÜV als Bewertungsmaßstab akzeptiert.

Der Betriebsrat ist nach BetrVG §87 Abs. 1 Nr. 6 zu beteiligen. Sicherheitsroboter mit Personenerkennung sind technische Einrichtungen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Diese Mitbestimmungspflicht ist nicht verhandelbar. Ein Pilot ohne Betriebsratsfreigabe ist rechtlich angreifbar. Er kann durch einstweilige Verfügung gestoppt werden. Die Betriebsvereinbarung regelt Zweckbindung, Speicherfristen und das Auswertungsverbot für Leistungskontrolle.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß DSGVO Art. 35 ist vor Pilotstart durchzuführen. Quarero stellt eine Vorlage bereit. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte passt sie an die lokalen Gegebenheiten an. Die DSFA dokumentiert Verarbeitungszwecke, Empfängerkreise und technisch-organisatorische Maßnahmen.

Bei KRITIS-Anlagen ist zusätzlich die BSI-Kritisverordnung zu beachten. Sicherheitsroboter werden Bestandteil der Schutzmaßnahmen. Sie müssen in der Nachweisdokumentation nach BSI-Gesetz §8a erscheinen. BBK-Meldewege bei sicherheitsrelevanten Vorfällen werden in die Eskalationskette aufgenommen.

Vom Pilot in den Regelbetrieb: Übergabe ohne Bruch

Das Übergabeprotokoll enthält den signierten KPI-Report aller 30 Pilottage. Es wird vom Betreiber archiviert für interne Audits, externe Zertifizierungen und Versicherer. Bei KRITIS-Betreibern wandert das Dokument in die BSI-Nachweisdokumentation.

Schulung der Leitstellenmitarbeiter erfolgt auf zwei Schichten, je 90 Minuten, durchgeführt durch Quarero-Techniker vor Ort. Schulungsinhalt: Bedienung der Robotersteuerung, Interpretation der Sensorereignisse, Eskalationsprotokoll und Wartungsanforderung. Die Schulungsteilnahme wird dokumentiert.

Wartungsfenster im 24-Monatsvertrag: zwei geplante Stillstände pro Jahr, je 4 Stunden, außerhalb der Hauptbetriebszeit. Termine werden 14 Tage im Voraus abgestimmt. Während der Wartung übernimmt der menschliche Wachdienst die Bestreifung in vollem Umfang.

Der Eskalationspfad wird in die bestehende Sicherheitsorganisation integriert, nicht als paralleles System betrieben. Sensorereignisse laufen über die Leitstelle, die bereits für Kameras und Zutrittssysteme zuständig ist. Ein zweites Dashboard mit eigener Bedienlogik wird operativ nicht akzeptiert.

Quartalsreviews vergleichen die laufenden Kennzahlen gegen die Pilot-Baseline. Optimierungen werden dokumentiert, etwa Routenanpassungen nach Werkserweiterungen oder neue Sensorprofile für saisonale Risiken. Wer das praktisch durchspielt, findet ein durchgerechnetes Beispiel im Beitrag Perimeterschutz im Industriepark.

Der nächste Schritt: Pilotanfrage für QR-2 senden mit Angabe der Geländegröße, Schichtmodell und gewünschter Sensorkonfiguration. Quarero antwortet binnen 48 Stunden mit Vertragsentwurf, Site-Survey-Termin und Lieferdatum.